Cần chuẩn bị gì trước khi gặp khách hàng?

Làm thế nào để khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn là một người bán hàng chuyên nghiệp và đáng tin cậy, có thể giúp người mua dễ dàng suy nghĩ và đưa ra quyết định. Để đạt được điều này, bạn cần “nắm trong lòng” bàn tay những kỹ năng cơ bản trước khi gặp đối tác? Vậy, những điều cần chuẩn bị gì trước khi gặp khách hàng bạn đã biết chưa?

“Đặt lịch” một cuộc hẹn gặp trực tiếp với khách hàng thường rất khó khăn và vất vả. Bởi bạn thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gặp khách hàng, điều này sẽ khiến bạn đánh mất cơ hội hợp tác. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị đầy đủ kỹ năng và làm chủ trong cuộc hẹn, điều này sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho chiến dịch bán hàng. 

Anh Hồng Hà (Quận 3, 32 tuổi) tâm sự kể về một buổi tập luyện: Mình chia 5 nhóm nhỏ, một nhân viên cũ và mới sẽ ngồi chung để tư vấn chéo cho khách hàng (mình trong vai khách hàng). Kết quả thật bất ngờ khi cả bạn cũ và mới đều thiếu tự tin, từ những câu đơn giản trong giao tiếp mà không có bạn nào “đề cập” đến. Hay quên những vấn đề trọng tâm cần nói thậm chí còn run khi tư vấn.

Qua câu chuyện này cho thấy, trước khi gặp khách hàng trao đổi thông tin hay ký kết hợp đồng nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng bạn sẽ khó khăn trong việc giao tiếp và không thể hiện sự chuyên nghiệp của mình.

Vậy, cần chuẩn bị gì trước khi gặp khách hàng để cuộc hẹn đem lại kết quả tốt nhất và mở ra những cơ hội lớn cho chính bản thân mình và khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn cần phải chuẩn bị?

Bạn đang kinh doanh về sản phẩm, dịch vụ nếu không “nắm lòng” những kỹ năng giao tiếp cơ bản thì bạn khó mà đạt được những kết quả mong đợi. Dưới đây là những kinh nghiệm về kỹ năng giao tiếp mà bạn cần chuẩn bị.

Đúng giờ

Một cuộc hẹn gặp gỡ khách hàng, điều quan trọng nhất là đi đúng giờ hoặc có thể đi sớm hơn tuyệt đối không được để khách hàng phải chờ đợi quá lâu. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và không có sự tôn trọng đối với đối tác. Luôn chào đón và niềm nở với khách hàng khi họ đến cũng như tiễn ra tận cửa khi họ về.

Đồng phục lịch sự

Một trong những yếu tố mà bạn cần chú tâm trong buổi hẹn gặp khách hàng đó là ăn mặc lịch sự. Nếu bạn ăn mặc lôi thôi hoặc tùy tiện sẽ mất đi ấn tượng tốt ban đầu mà khách hàng đối với thương hiệu của mình qua trao đổi thông tin điện thoại, email,…

Cử chỉ đàng hoàng, thái độ điềm tĩnh

Nếu việc ăn mặc lịch sự thể hiện cái đẹp ở bên ngoài thì cử chỉ đàng hoàng, thái độ tôn trọng sẽ thể hiện phẩm chất bên trong của con người bạn. Hãy đối xử với đối tác như người trong nhà bằng cách mời họ một ly cà phê hay một ly trà. 

Cử chỉ và thái độ của bạn sẽ thể hiện cho chất lượng và đẳng cấp của sản phẩm. Bạn tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, điều này sẽ tác động mạnh đến độ nhận diện của khách hàng về sản phẩm cũng như công ty đồng nghĩa với việc hợp tác của hai bên sẽ diễn ra tốt đẹp.

Hãy tắt điện thoại

Trong quá trình trao đổi thông tin với khách hàng, một cuộc điện thoại gọi đến từ smartphone của bạn. Điều này làm gián đoạn phần trình bày cũng như gây phiền hà đến khách hàng, làm bạn và đối tác mất tập trung trong công việc. Khách hàng sẽ cảm thấy bạn là một người thật sự thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng đối với họ. 

Chủ động dẫn dắt câu chuyện

Để không làm mất thời gian của đôi bên, bạn hãy chuẩn bị những câu chuyện trước và luôn là người mở đầu câu chuyện. Hãy sắp xếp rõ ràng đâu là câu chuyện nên mở đầu và đâu là câu chuyện nên nói khi kết thúc. 

Một trong những yếu tố then chốt bạn cần đề cập đến đó là giới thiệu thông tin về công ty của mình cũng như giới thiệu đến sản phẩm/dịch vụ bạn muốn hướng đến đừng quên hỏi thăm về đối tác nhé.

Điều quan trọng bạn cần nhớ, trong một cuộc hẹn thì quá trình bán hàng chính là một cuộc đối thoại lâu dài và lời nói chính là một vũ khí trong kinh doanh. Vì vậy hãy cần đưa ra những câu nói đơn giản nhưng thuyết phục được người nghe mua hàng.

Vậy, những bước cơ bản cần chuẩn bị trước khi gặp khách hàng là gì để đạt kết quả tốt và giúp khách hàng ấn tượng cũng như nhớ lâu hơn về sản phẩm, thương hiệu của mình.

6 bước cần chuẩn bị trước khi đàm phán với khách hàng

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được kết quả tốt nhất và đem lại lợi nhuận cao nhất. Để đạt được điều này thì bắt buộc cần phải có kỹ năng đàm phán, tài “ngoại giao” cũng như thương thảo của người kinh doanh.

Đàm phán là quá trình thảo luận giữa hai bên để đạt được mong muốn của mình từ người khác. Đây là cả một quá trình giao tiếp có qua có lại mà giữa hai bên có quyền đối kháng. 

Chính vì vậy, đàm phán chính là chìa khoá cho hoạt động kinh doanh, đàm phán thành công đồng nghĩa với việc “dọn đường” cho mọi thương vụ làm ăn tốt đẹp. 

Francois Cailere – một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cứng rắn như một khối đá. Người này phải có đầu óc phản xạ nhanh nhạy và biết lắng nghe, đối xử lịch sự, đặc biệt phải đem đến cảm giác dễ chịu cho đối tác. Bên cạnh đó, người đó cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”

Để tránh điều đáng tiếc xảy ra cũng như không để bỏ lỡ những “cơ hội ngàn vàng” khi đàm phán trong hoạt động kinh doanh. Các bạn có thể tham khảo các bước dưới đây để cuộc đàm phán của bạn luôn “thuận buồm xuôi gió”.

1. Thông tin về đối tác

Trước khi bắt đầu cuộc thảo luận, bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của các thành viên của đối tác. Điều quan trọng là bạn cần phải biết ai là người cầm quyền để đưa ra quyết định cuối cùng để dành sự chú ý tới người đó nhiều hơn.  

Sau khi xác định chính xác các thông tin trên, bạn sẽ chỉ định được các thành viên trong cuộc đàm phán. Như vậy, nếu bạn chọn đúng thành viên đàm phán thì bạn đã có trong tay 80% thành công rồi đó!

2. Thông tin về sản phẩm/dịch vụ, thị trường khi bạn mang đến buổi đàm phán

Để buổi đàm phán không lãng phí thời gian bạn cần tìm hiểu kỹ về thông tin sản phẩm/dịch vụ như tình hình sản xuất, sản phẩm sẽ “tồn tại” trong bao lâu? Giá cả của đối thủ cạnh tranh như thế nào?

Đối với những thông tin về thị trường, bạn cần tìm hiểu và thu thập thông tin chung về đất nước, những thói quen khi tiêu dùng sản phẩm cũng như thông tin cơ bản về nền kinh tế của đất nước đó. Những điều này thể hiện chất lượng của cuộc sống người dân nơi đây và khi sản phẩm của bạn được phân phối vào thị trường thì liệu có phù hợp với mục đích sử dụng của họ hay không. Ngoài những điều này ra, bạn cần tìm hiểu thêm các chính sách ngoại thương, tìm hiểu về cơ sở hạ tầng và giá cước.

3. Nhận diện đàm phán

Nhận diện đàm phán thường được chia thành 3 loại như sau:

Đàm phán xung đột: đàm phán này có tên gọi khác là đàm phán cạnh tranh. Đây là loại đàm phán có mục đích cạnh tranh giữa các công ty.

Đàm phán hợp tác: cuộc đàm phán này sẽ giúp đôi bên cùng có lợi và có thể dựa vào nhau để phát triển. Tuy nhiên, với loại đàm phán này, bạn nên đề phòng để tránh trường hợp đối tác nắm được những điểm yếu của mình lấy cớ hợp tác sau đó trục lợi từ bạn. Chính vì vậy bạn cần nên cân nhắc thật kỹ và không nên đưa ra quyết định vội vã trong cuộc đàm thoại.

Đàm phán giải quyết vấn đề: Khi có vấn đề xảy ra thì hai bên cần ngồi lại và cùng nhau đưa ra các phương án để giải quyết hậu quả.

4. Xây dựng chiến lược đàm phán

Trong cuộc đàm phán, chúng ta sẽ không đoán trước được mọi vấn đề sẽ xảy ra như thế nào. Chính vì vậy, để được đàm phán thuận lợi bạn cần lập kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp. 

Ngoài ra, bạn cần phải phân biệt rõ giữa “chiến lược” và “mưu lược”. Mưu lược là các công việc bạn làm để đạt được điều đó, còn đối với chiến lược thì đây là các công việc bạn sẽ làm khi bạn không có gì để thực hiện. 

Bạn có thể lựa chọn các kiểu chiến lược sau đây:

• Chiến lược cộng tác
• Chiến lược thỏa hiệp
• Chiến lược hòa giải
• Chiến lược tránh né.

5. Địa điểm, thời gian 

Bạn có thể lựa chọn địa điểm đàm phán là văn phòng của công ty bạn hoặc tại cơ sở của khách hàng hay một địa điểm trung gian nào đó mà cả hai bên đều cảm thấy thoải mái và tiện nghi nhất.

Thời gian của cuộc đàm phán cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Không nên để thời gian quá ít hoặc kéo dài đến vô tận. Chính vì vậy, bạn cần chú ý về thời gian và cần có thời gian để giải lao. 

Ngoài ra, bạn cần quan tâm về thói quen tập quán và thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ). Đặc biệt, thời tiết và nhiệt độ cũng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của con người.  

6. Thái độ trong suốt buổi đàm phán

Thái độ đơn giản và thẳng thắn là trình bày thẳng vào vấn đề, nói một cách nhanh chóng tránh kéo dài thời gian. Trình bày vấn đề trọng tâm có tác dụng tước vũ khí của đối tác và nhanh chóng đi đến thỏa thuận. Tránh nói nhiều, lan man không đi vào vấn đề trọng tân cần giải quyết dẫn đến tốn kém thời gian và gây tranh cãi giữa đôi bên.

Ngoài những bước cơ bản trên, để khách hàng nắm rõ hơn cũng như nhận diện bộ thương hiệu của công ty, bạn có thể cung cấp đến họ thông tin liên hệ bằng chính card visit.

Card visit – Thể hiện sự chuyên nghiệp trước mặt khách hàng

Khi cuộc đàm thoại kết thúc thành công, để ấn tượng và nhớ lâu về sản phẩm cũng như công ty của bạn, ngoài cung cấp thông tin cơ bản thì bạn nên cung cấp cho khách hàng một chiếc card visit. Điều này thể hiện phong cách riêng của doanh nghiệp và ấn tượng khi tiếp cận với khách hàng. Đây cũng chính là cách để thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Trong kinh doanh, sử dụng card visit được xem là một trong những phương thức marketing hiệu quả nhất. 

Để có được một chiếc card visit đẹp và độc đáo thì nhà kinh doanh cần sáng tạo và thiết kế cho mình một chiếc card visit với phong cách riêng biệt để “lấy lòng” khách hàng cũng như cung cấp thông tin chi tiết đến khách hàng. Từ đó, khách hàng sẽ dễ dàng nhận diện sản phẩm/dịch vụ hơn trong trí nhớ của họ.

Việc sử dụng card visit khi gặp gỡ khách hàng trong kinh doanh không chỉ đem lại giá trị về thương mại mà còn mang một nét đẹp văn hóa trong cuộc sống ngày nay.

In Alpha chuyên thiết kế và in card visit với thời gian nhanh chóng, sản phẩm chất lượng hoàn toàn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Chúng tôi luôn tự hào và làm đúng những gì đã cam kết với khách hàng. Với công nghệ in offset, in UV, in thường,… bạn có thể lựa chọn kỹ thuật in để phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Với những thông tin cung cấp trên, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu hơn về những điều cần chuẩn bị trước khi gặp khách hàng. Để thương hiệu của công ty đến tay người tiêu dùng nhanh nhất, bạn có thể lựa chọn mẫu card visit độc đáo nhưng đơn giản để tạo ấn tượng khách hàng. Điều này sẽ “xúc tiến” khách hàng quyết định mua hàng hay không. 

Nếu bạn đang băn khoăn không biết lựa chọn và thiết kế card như thế nào phù hợp có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline 0977 36 5151 để được tư vấn nhanh nhất